For nylig havde jeg chancen for at give en workshop til 50 sekretærer. Deres spørgsmål var: Kan du fortælle os mere om de nyeste samarbejdet værktøj, specielt sociale medier? Selvfølgelig!, Sagde jeg.
Så vi delt gruppen i to og slukker vi gik! Med værkstedet jeg håbede vi kunne abstrahere fra daglige sekretær arbejde og se på deres informations-og kommunikationsprocesser. For det andet ville vi fortæller, at deres nuværende værktøjssæt og se, om nye samarbejde og sociale medier værktøj kan forbedre den måde, de kommunikerer og håndterer information.
Drengen har disse damer fange på! Først var jeg virkelig nysgerrig, hvis vi de ønsker at og være i stand til at abstrahere fra deres arbejdsprocesser. Nå, de gjorde. De håndterer masser af forskellige typer af information. Og det meste værktøj, de bruger til at administrere disse oplysninger er ... e-mail. Det var ikke svært for dem at komme af med de pro's og con's i denne kombination heller. Sekretærer arbejder ikke for sig selv, de arbejder for en leder og en eller flere afdelinger. Men, sekretærer arbejder også tæt sammen så godt. Den delmængde af sekretærer de interagerer med direkte er lille (max. 10). På den anden side relevante oplysninger er ikke let spredt over hele gruppen. Vi har fundet de næppe nogensinde har de samme oplysninger på samme tid om nye procedurer, beslutninger eller værktøj.
Så vi gik gennem de nye redskaber en efter en. Værktøjer som Sharepoint, Wiki's og blogs. Jeg elskede den måde, min glider blev samlet op af dem. De begyndte at forklare, hvordan de arbejdede, hvis de kendte dem. De vedrørte børn, de har, der allerede bruger dem af personlige grunde. Og - og jeg kunne lide det mest - de er direkte begyndt at omsætte de nye ting i deres arbejde. »Hey, kan vi bruge det til ...'. Og vi har ikke engang komme til at glide endnu.
Men i sidste ende gjorde vi, og jeg udfordrede dem til at ændre den måde, de kommunikerer og håndterer oplysninger baseret på de nye måder at se på kommunikation og information, og de nye værktøjer jeg viste dem. De besluttede at oprette en blog som en central platform i forbindelse sekretærer til hinanden, skal du sørge for alle sekretærer har de samme info og samme tid, og dele erfaringer. Ikke alle, men mange også besluttet at bruge vores microblogging platform som en nem måde at dele daglige erfaringer og pege på relevante oplysninger.
Bloggen er blevet sat op, den første stillinger er blevet skrevet, og vi vil evaluere effekten af dette initiativ i 6 måneder.
Sekretærer er kommunikation og information knudepunkter af organisationer. Jeg håber, at dette skridt gjort dem endnu mere vigtigt og effektivt.
